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So schreiben Sie die perfekte E-Mail

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Sie können Dutzende von E-Mails pro Tag oder nur wenige Nachrichten pro Woche senden. In beiden Fällen haben Sie zweifellos die gefürchtete mentale Blockade erlebt, die auftritt, wenn Sie sich hinsetzen, um einem Kollegen, einem Chef, einem Freund oder sogar einem Bekannten eine Nachricht zu schreiben und einfach leer zu werden. Von der Betreffzeile über die Anrede bis zum eigentlichen Text der Nachricht gibt es viele Stellen, an denen Sie etwas falsch machen können. Es gibt aber auch einige ziemlich einfache Möglichkeiten, um alles richtig zu machen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie selbst durch die schwierigsten E-Mails und Sie werden bald jedes Mal die perfekte E-Mail schreiben.

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So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 1

Die Betreffzeile ist das erste, was Sie beim Verfassen einer E-Mail schreiben sollten. Wenn Sie den Betreff vor allem anderen schreiben, können Sie genau definieren, worum es in der Nachricht geht, was sowohl für Sie als auch für den Empfänger hilfreich ist. Die Betreffzeile sollte die perfekte Balance zwischen kurz und beschreibend finden, damit die Person, die Sie per E-Mail senden, bereits eine Vorstellung davon hat, was Sie benötigen, bevor sie die E-Mail überhaupt öffnet. Vermeiden Sie es, zu lässig oder zu vage mit der Betreffzeile umzugehen. Sie möchten es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, sich umgehend bei Ihnen zu melden.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 2

Sie sollten sich auch an die Kürze halten, die Sie in der Betreffzeile mit dem Text Ihrer E-Mail geübt haben. Ziel ist es, genau zu sagen, was gesagt werden muss, und dem Empfänger klar zu signalisieren, was Sie als Antwort von ihm oder ihr benötigen. Sie und wahrscheinlich alle anderen in Ihrem Büro erhalten viel zu viele E-Mails. Helfen Sie dem Empfänger, indem Sie die Dinge so klar wie möglich machen. Sobald Sie Ihre Frage gestellt haben, ist es eine gute Idee, den Zeitpunkt zu klären, zu dem Sie eine Antwort benötigen.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 3

Eine gute E-Mail enthält nur die Informationen, die der Empfänger benötigt, um Ihre Frage zu beantworten oder auf Ihre Anfrage zu antworten. Daher sollten Sie unnötige Einführungen und anderen überflüssigen Text immer auf ein Minimum beschränken. Selbst wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, mit dem Sie nicht regelmäßig korrespondieren, ist es wahrscheinlich, dass die eindeutige Angabe des Zwecks der E-Mail dem Empfänger genügend Kontext bietet, um zu verstehen, wer Sie sind. Um die Dinge so klar wie möglich zu halten, ist es immer besser, eine Frage zu stellen als mehrere. Wenn Sie nur eine Frage stellen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort mit den benötigten Informationen erhalten. Wenn Sie weitere Antworten benötigen, können Sie problemlos eine weitere kurze E-Mail senden.

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So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 4

Wenn Sie eine längere E-Mail schreiben müssen, achten Sie auf Ihre Formatierung. Die Augen der meisten Menschen werden nur glasig, wenn Sie ihnen eine Textwand senden. Schreiben Sie also das, was Sie sagen müssen, so kurz wie möglich und teilen Sie es dann in Absätze auf, die jeweils nur aus zwei oder drei Sätzen bestehen. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich liest und umgehend darauf reagiert.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 5

Wenn Sie Ihre Nachricht vor dem Senden überprüfen, könnten Sie versucht sein, im Thesaurus nach Synonymen für die einfachen Wörter zu suchen, die Ihnen zuerst in den Sinn gekommen sind - insbesondere, wenn Sie Ihrem Chef oder einer anderen Person, die Sie beeindrucken möchten, eine E-Mail senden. Widerstehen Sie diesem Drang. E-Mails sollten präzise und klar geschrieben sein, und Sie müssen kein einfaches Wort, das die Arbeit erledigt, durch ein kompliziertes ersetzen, das Sie normalerweise nicht in Gesprächen verwenden würden.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 6

Vermeiden Sie übermäßige Komplimente, die bestenfalls wertvollen Platz und Aufmerksamkeit beanspruchen und im schlimmsten Fall als unaufrichtig angesehen werden können, insbesondere wenn sie vor dem Abschnitt der Nachricht stehen, in dem Sie etwas vom Empfänger anfordern. Ein einfaches, aufrichtiges Kompliment ist in Ordnung, wenn Sie es kurz halten, aber Mäßigung ist der Schlüssel.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 7

Insbesondere wenn der Text Ihrer E-Mail mehrere Absätze enthalten muss, sollten Sie Fett oder Kursiv verwenden, um den entscheidenden Inhalt der Nachricht hervorzuheben. Das Fettdrucken der Zeile, in der Sie die Zeit teilen, bis zu der Sie eine Antwort benötigen, ist eine einfache Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Empfängers auf diese wichtigen Informationen zu lenken, und kann eine besonders nützliche Taktik sein, wenn der Empfänger Ihre Nachricht auf dem relativ kleinen Bildschirm eines Smartphones liest .

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 8

Wenn Sie eine Antwort erwarten, stellen Sie sicher, dass der Empfänger Sie leicht kontaktieren kann. Je nach Kontext können Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nebenstelle und sogar Ihre Profile auf Twitter oder LinkedIn in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Fügen Sie insbesondere bei Social-Media-Profilen Links hinzu und überprüfen Sie, ob diese funktionieren.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail Schritt 9

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es bis zum Ende Ihrer Nachricht geschafft! Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, mit dem Sie regelmäßig sprechen, haben Sie keine Angst, sich mit einer persönlichen Note abzumelden. Wie bei allen Teilen der E-Mail ist Kürze der Schlüssel, aber ein aufrichtiges Gefühl am Ende der Nachricht stärkt ein gutes Verhältnis und dient als Verbindung zwischen Online- und Offline-Kommunikation.

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