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5 Einkäufe, die Sie niemals mit einer Firmenkreditkarte belasten sollten

Firmenkreditkarte | iStock.com

Tanzunterricht. Präparatoren. Toilettenpapier. Eine ganze Seite Rindfleisch. Dies sind einige der mehr Augenbrauen hochziehenden Gegenstände, die aufgetaucht sind Mitarbeiter Spesenabrechnungen laut einer Umfrage von Robert Half . Einige Mitarbeiter sind bereit, den Umschlag zu verschieben, wenn es um die Erstattung geht.

Die Versuchung, Ihren Arbeitgeber mit der Rechnung für persönliche Gegenstände zu belasten, könnte noch größer sein, wenn Sie eine Firmenkreditkarte haben. Es ist einfach so einfach, dieses Stück Plastik zu wischen. Aber achten Sie auf. Unternehmen sind auf der Suche nach Mitarbeitern, die ihre Unternehmenskarten missbrauchen, und sie finden viele Spötter. Laut der Verband zertifizierter Betrugsprüfer 31,8% der kleinen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind Betrugsfälle ausgesetzt. Ungefähr 20,6% der Unternehmen mit 10.000 oder mehr Mitarbeitern erleiden Betrugsfälle. In kleinen Unternehmen gehört der Betrug bei der Kostenerstattung (der das Unternehmen dazu bringt, nicht geschäftliche Ausgaben zu bezahlen) zu den fünf häufigsten Problemen.

Anhand Ihrer Unternehmensrichtlinien und der Einstellungen in Ihrem Büro können Sie erkennen, wie streng Ihre Unternehmensrichtlinien für die Verwendung von Unternehmenskarten sind. Einige Unternehmen erlauben möglicherweise persönliche Gebühren, sofern Sie diesen Teil der Rechnung selbst bezahlen. Andere erlauben keine persönlichen Ausgaben auf der Karte. Ihre Karte könnte sogar haben Ausgabengrenzen und verbieten Gebühren in bestimmten Kategorien, um das Betrugsrisiko zu verringern.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine flexible oder feste Richtlinie für die Verwendung von Firmenkreditkarten hat, gibt es einige Dinge, für die Sie Ihren Unternehmensplastik nicht verwenden sollten. Überlegen Sie zweimal, bevor Sie diese fünf Arten von Gebühren auf Ihre Unternehmenskarte schreiben, um schwierige Situationen mit dem Management zu vermeiden.

1. Nicht autorisierte Reisekosten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Reiserichtlinien für Unternehmen klar sind. | iStock.com

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Firmenkarten werden häufig an Mitarbeiter ausgegeben, um Geschäftsreisen zu vereinfachen. Was als genehmigte Ausgabe qualifiziert ist, kann jedoch je nach Unternehmen, für das Sie arbeiten, variieren. Es ist eine gute Idee zu wissen, ob Sie dem Unternehmen das Upgrade auf die Business Class in Rechnung stellen können, ob die Rechnung für Ihr Benzin bezahlt wird und ob Essen (und insbesondere Getränke) sind ebenfalls enthalten.

Wie CreditCards.com erklärt, es ist aus mehreren Gründen wichtig, dies zu wissen. Dies hält Sie nicht nur von heißem Wasser mit Ihrem Chef fern, sondern kann Sie auch davon abhalten, diese Tabs später zu bezahlen. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Firmenkarten: die Art, bei der Sie sie im Namen der Arbeit für das Unternehmen beantragen, und die, für die Ihr Unternehmen sie beantragt. Wenn Sie die Karte beantragt haben, handelt es sich wahrscheinlich um eine individuelle Zahlungskarte. Sie sind für die Übermittlung der Kosten auf jeder Rechnung verantwortlich und zahlen diese Beträge selbst mit Geldern, die Ihnen von Ihrem Unternehmen erstattet werden. Wenn es sich um eine Firmenzahlungskarte handelt, bezahlt die Firma die Rechnung direkt und zahlt alle genehmigten Ausgaben.

Bei nicht genehmigten Einkäufen werden Sie wahrscheinlich vom Unternehmen aufgefordert, diese Gebühren zu bezahlen, unabhängig davon, welcher Kartentyp Ihnen ausgestellt wurde. In diesem Fall bezahlen Sie das Flugzeug-Upgrade und das Martini-Mittagessen selbst - was eine böse Überraschung sein kann, wenn es Zeit ist, die Rechnung zu bezahlen.

2. Kombinierte geschäftliche und persönliche Einkaufstouren

Person, die Einkaufswagen in einem Geschäft schiebt

Fügen Sie keine persönlichen Waren zu den Lieferungen des Unternehmens hinzu. | iStock.com

Möglicherweise wurden Sie zu einem örtlichen Lebensmittelgeschäft geschickt, um Büromaterial abzuholen. Und Sie haben alle Papiervorräte, Post-Its und Snacks auf der Firmenkarte belastet. Daran ist nichts auszusetzen. Aber es wird ein Problem, wenn Sie zusätzliche Snacks oder die Zutaten für Ihr Abendessen einschleichen. Wenn Sie einen gemeinsamen Einkaufsbummel machen, ziehen Sie am besten zwei verschiedene Zahlungsarten heraus. Ihr Mitarbeiter könnte haben versuchte eine Packung Windeln zu kaufen auf der Firmenkarte, aber es besteht die Möglichkeit, dass sie irgendwann herausgefunden werden.

Ja, es kann effizient sein, ein paar Einkäufe hinzuzufügen, die für das Büro nicht erforderlich sind, oder sogar die Erdnussbutter hineinzuwerfen, die Sie abholen wollten. Für alle Beteiligten lohnt es sich einfach nicht.

3. Alles, was Sie geheim halten möchten

Nicht alle Unternehmen werden es gutheißen, Kunden in Stripclubs zu unterhalten. | Gewinnen Sie McNamee / Getty Images

Es ist leicht zu vergessen, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind. Aber jemand in der Unternehmenszentrale wird wahrscheinlich irgendwann Ihre Kreditkartenrechnung überprüfen. Und sie werden genau sehen, was Sie berechnet haben. Mit anderen Worten, Sie möchten zweimal überlegen, bevor Sie im Hotel einen Pay-per-View-Film bestellen, in den Strip-Club gehen und bei Dessous ein paar Dessous kaufen Victorias Geheimnis oder bestellen Sie nach dem Abendessen eine weitere Runde Cocktails.

Natürlich könnten Aktivitäten, die bei einigen Unternehmen die Augenbrauen hochziehen würden - beispielsweise Kunden in einen Gentleman-Club zu bringen - bei anderen in Ordnung sein. Wie immer müssen Sie die Haltung Ihres Arbeitgebers verstehen, um einen peinlichen Chat mit der Buchhaltung und sogar zu vermeiden deinen Job verlieren .

4. Parkscheine und andere Bußgelder

Ein Parkticket liegt normalerweise in Ihrer Verantwortung. | Justin Sullivan / Getty Images

Sie waren also zu spät zu einem Meeting gekommen und haben sich den ersten verfügbaren Parkplatz gesichert, obwohl er sich in der 15-minütigen Parkzone befand. Das Ticket, das Sie an Ihrem Fenster finden, liegt in Ihrer Verantwortung. Und wenn Sie Ihre Firmenkarte verwenden, um sie zu bezahlen, könnten Sie laut den Experten für Geschäftsreisen von in heißem Wasser landen Stimmen Sie überein .

Das Gleiche gilt, wenn Sie auf Reisen einen Strafzettel erhalten haben. Eine Ausnahme von der allgemeinen Regel kann jedoch gelten, wenn Sie ein Ticket erhalten haben, weil eine Besprechung verspätet war. Kanadisches Geschäft erklärt.

5. Persönliche Kosten, die als Geschäftskosten getarnt sind

Geschäftsmann, der Kreditkarte und Handy hält

Persönliche Einkäufe sollten immer getrennt sein. | iStock.com

Ein Flug zu einer tropischen Insel für den Urlaub sollte nicht auf Ihrer Firmenkarte stehen, ebenso wenig wie das Hotel, in dem Sie übernachten. Mehr als Persönliche Ausgaben in Höhe von 20.000 USD , einschließlich des Autos, das Sie zur Arbeit benötigen, ist ebenfalls nicht qualifiziert. Stellen Sie sich Ihre persönlichen und geschäftlichen Ausgaben am besten als Kirche und Staat vor. Eine Trennung ist besser und sicherer, wenn Sie mit Ihrem Arbeitgeber gute Beziehungen pflegen möchten.

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Dennoch kann es leicht sein, persönliche Ausgaben als Geschäftsausgaben zu kennzeichnen, insbesondere wenn sie in eine Grauzone fallen. Das Bezahlen von Abendessen mit Freunden, wenn Sie geschäftlich nicht in der Stadt sind, Extras auf Reisen (z. B. die Toilettenartikel, die Sie vergessen haben zu packen) oder das Mitnehmen Ihrer Kinder auf Ihrer Geschäftsreise und die anschließende Abrechnung der Mahlzeiten durch das Unternehmen sind wahrscheinlich verpönt .

Stellen Sie vor dem Herausziehen Ihrer Unternehmenskarte sicher, dass Sie Ihre Unternehmensrichtlinien verstanden haben. Fragen Sie im Zweifelsfall einen Vorgesetzten oder einen vertrauenswürdigen Kollegen. Und lassen Sie sich vor allem nicht in die Dunkelheit ethischer Zweideutigkeit verwickeln. Dr. Gabriela Corá, Präsidentin des in Miami ansässigen Beratungsunternehmens Executive Health & Wealth Institute Inc., sagte CreditCards.com Sie sollten sich folgende Frage stellen: 'Hängt das zu 100 Prozent mit Ihrem Job zusammen?' Für Ausgaben, die nicht ausdrücklich durch Ihre Schulung oder Richtlinie abgedeckt sind, sagte sie: 'Der gesunde Menschenverstand wird Sie leiten.'

Zusätzliche Berichterstattung von Nikelle Murphy.